4 Tipps fürs Projektmanagement

Projekte scheitern, weil sie vor Beginn nicht gründlich taxiert, priorisiert und evaluiert werden. Die Berater von Attenda zeigen, wie man das vermeiden kann.


Alles geht irgendwie immer schneller. Auch das Lösen von Problemen. Ungefährlich ist diese Entwicklung nicht, denn sie suggeriert, dass alles so einfach geht wie das Bestellen im Internet via Smartphone. Und das wiederum erhöht den Druck auf die IT, weil das Business schnelle und gute Ergebnisse verlangt. Kann ja so schwierig nicht sein, wie gewünscht zu liefern, oder?


Eingebettet in diesen Kontext eines Erwartungsstrudels mit tückischer Sogwirkung gibt der Berater Ray Blackman von Attenda vier Tipps fürs Projektmanagement. Genau genommen formuliert Blackman einen Leitfaden dafür, wie man den Delivery-Prozess bei IT-Projekten herausragend meistern kann.


Trotz der wachsenden Popularität schneller Lösungen gelten fundamentale Regeln noch immer, wie Blackman betont. "Obwohl die Vorbereitung gut erledigt wurde und die Business-Anforderungen klar formuliert sind, kann der Misserfolg eines Projektes vorbestimmt sein", so der Berater. Wichtig sei die frühzeitige Einbindung der IT-Abteilung, von der schließlich verlangt werde, zu spezifizieren, aufzubauen, zu testen und zu liefern. Vier Dinge seien dabei vorrangig.


Taxieren, priorisieren und evaluieren

1. Evaluierung: Als erste Komponente erfolgreicher IT-Projekte komme effektive Evaluierung schon vor der Planungsphase ins Spiel. "Eine anständige Bewertung von Ideen sollte ihren tatsächlichen Business-Nutzen definieren", so Blackman. "Viele IT-Projekte scheitern, weil sie vor Beginn nicht gründlich taxiert, priorisiert und evaluiert werden."

Diese erste Phase sei wichtig, um von Anfang an zu garantieren, dass Zeit und Ressourcen der IT-Abteilung so wirksam wie möglich eingesetzt werden. Sobald die Sinnhaftigkeit einer Idee festgestellt wurde, könne ihre Priorisierung auf der Zeitschiene erfolgen. So werde sie in die Roadmap des Unternehmens integriert.


Definition, Design, Verifizierung

2. Vorbereitung: Die Vorbereitung sollte laut Blackman einer strukturierten Methode folgen, die drei Elemente beinhaltet.

  • Erstens die Definition. Darunter ist zu verstehen, dass klare Ziele gesteckt werden und die Größe des Projekts definiert wird. Es sollte als Abfolge von Architekturen und Prozessen ausgestaltet werden. Operative Störungsszenarien sind zu bedenken und in Kontext mit anderen Projekten auf der Agenda zu setzen.

  • Zweitens das Design. "Wenn das Design nicht angemessen ist, wird das Projekt scheitern", warnt der Consultant. Seine Checkliste umfasst sechs Punkte: Projektaktivierung, Feststellung des Ist-Zustandes, Analyse des Ist-Zustandes, Gestaltung der Lösung, Beschreibung des Soll-Zustandes, Change-Vorschläge.

  • Drittens die Verifizierung. Im Wesentlichen sind damit Kontrollmechanismen für die Vorbereitungsphase eines Projektes gemeint. "Zum Beispiel die Gewährleistung, dass Prozesse so aufgesetzt sind, dass Wandel gestaltet und die Wirkung analysiert werden kann", erläutert Blackman. "So dass Pläne also bei Bedarf geändert werden können."

3. Governance: Governance sollte von der IT gesteuert werden, weil diese am meisten mit dem Projektergebnis zu tun hat. Sie sollte laut Blackman zwei Dinge beinhalten: erstens ein Reporting über den Projektstatus, was alle Aktivitäten, Fragen und Risiken beinhaltet; zweitens eine Überprüfung aller Maßnahmen, mit denen Fehlentwicklungen entgegengesteuert werden kann.


4. Kommunikation: "In jeder Phase müssen die Kommunikationslinien offen gehalten werden", mahnt Blackman an. Und das gilt für alle Betroffenen – egal ob Manager, Kontrolleur oder Zulieferer. "Kommunikation sollte beinhalten, dass jeder Beteiligte über den Projektplan informiert wird und Feedback von den Stakeholdern erhält."


Erfolgsgeheimnis: Realismus

So könnten beispielsweise die richtigen Schritte zur Anpassung der Projektgröße unternommen werden, weil jeder informiert sei. "Das Mantra einer erfolgreichen Kommunikation während der Delivery-Phase ist, zu informieren, zuzuhören und anzupassen", so der Berater.

Zwar habe jedes Projekt seine eigenen Herausforderungen, so Blackman. Aber seine Richtlinien könnten dabei helfen, Projektpläne realistisch zu gestalten, für ein vernünftiges Ressourcen-Management zu sorgen und Kontrollpflöcke für erforderliche Änderungen einzuschlagen.


Sie wollen noch genauer wissen, wie man Projekte richtig vorbereitet und durchführt?

Hier zwei von unseren Webinaren für Sie: Projekte richtig aufsetzen: https://www.olion.online/product-page/beratung-projekte-richtig-aufsetzen

Projekte richtig managen: https://www.olion.online/product-page/webinar-projekte-richtig-managen

Vielleicht auch noch interessant: "Change - Führen in Veränderung" https://www.olion.online/product-page/beratung-change-f%C3%BChren-in-ver%C3%A4nderung

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