Besser im Job

Leseprobe #5 - Projektmanagement und Change


...Ich berichtete fortan an den Lenkungsausschuss, die aus den beiden Chefs von unserer Firma und dem Beratungshaus bestanden. Mein Mentor nahm auch teil, zur Sicherung der Qualität im Projekt. Das war gut so.

Formal war das Projekt aufgesetzt, aber jetzt kam es an das Verkünden im Unternehmen und einige erste wichtige Entscheidungen. Ein Projekt greift in bestehende Strukturen ein. Es bildet sich eine Matrix-Organisation, wo auf einen Mitarbeiter der Vorgesetzte Gewalten ausübt, durch das Projekt nun aber durch weitere Beteiligte auch. Wer hat Vorrang? Wie vermeidet man zusätzliche Konflikte? Es muss also ein zusätzliches Regelwerk her. Und am besten jemanden, der bei aufkommenden Fragestellungen regelnd eingreift.

Nachdem das auch definiert und mit den leitenden Angestellten besprochen war, war es an der Zeit über Methodik zu sprechen. Das Systemhaus hatte eine Methode. Fanden mein Mentor und ich doof. Wir fragten also danach, was denn der Unterschied zu anderen Methoden sei. Zu meiner Verwunderung kam da nicht viel. Also fragten wir weiter. Warum wenden wir dann nicht den Standard nach IPMA an? Das kann jeder erlernen und ist allgemein gültig. Hat sich im Übrigen bewährt. So beschlossen und verkündet.

Ein kurzer Einschub. Im IT-Bereich gibt es ITIL, für Softwareentwicklung bietet sich eine agile Methode wie SCRUM an. IPMA ist eine internationale Organisation, die die Standards für Projektmanagement definiert hatten. Funktioniert bei den meisten Projekten wunderprächtig. Nutzen Sie Standards. Lassen Sie sich nicht veräppeln, wenn Ihnen ein Projektleiter sagt „wir machen das nach Best Practice“. Das hört sich toll an. Wow, da wendet man all sein Wissen an. Quatsch. Das beinhaltet weder Regeln noch haben alle dasselbe Verständnis. Was ist denn Best Practice für Sie und was für mich? Dann beginnen unendliche Diskussionen, um auf einen Nenner zu kommen. Und das immer wieder aufs Neue, in jedem Projekt. Und Regeln fehlen auch immer noch. Also vergessen Sie das. Das ist ein toller Slogan mit ganz viel heißer Luft. Best Practice kann man bei Prozessen anwenden. Da hat mal jemand herausgefunden, wie man es am besten macht und es dokumentiert. Das sollte man sich anschauen und dann entscheiden, ob das auch für einen selbst am besten passen könnte. Deshalb auch SAP und im Standard bleiben, da sind nämlich viele Prozesse definiert, Sie müssen nur noch auswählen.

SAP ist aber, um Gottes Willen, nicht die Antwort auf alles. Auch die liegen mal falsch oder haben für einen speziellen Prozess keine Antwort. Also kein hopp-hopp-wir-machen-mal Vorhaben. Und dann müssen Sie da ja auch noch die Mitarbeitenden „abholen“. Die sollen auf einmal anders arbeiten. Igitt, ich muss mich verändern. Und ist mein Arbeitsplatz dann noch sicher? Ich rate Ihnen, nehmen Sie das ernst. Wir haben uns zwei Jahre Zeit genommen für die Einführung und das war eine verflucht gute Entscheidung.

Kommen wir also zum Change-Management und auch hier nur eine ganz simple Annäherung. Wieder etwas, womit Sie sich gegebenenfalls näher beschäftigen sollten. Aber so viel sei vermittelt, es gibt mehrere Phasen, die jede betroffene Person durchmacht. Zu jeder dieser Phasen gibt es Maßnahmen, die ergriffen werden können, um gezielt bis zur Akzeptanz der Veränderung zu kommen. Wenn Sie es geschickt anstellen, erreichen Sie sogar die Freude über die getroffene Veränderung.

Noch kurz zu einem No-Go für jeden. Auf die Frage „warum machen Sie das so?“, sollte man nie antworten „weil wir das schon immer so machen.“ Das ist eine Bankrott-Erklärung der eigenen Fähigkeit. Es sollte vielmehr gute Gründe geben, warum ein Prozess auf diese Weise gemacht wird. Und man sollte auch offen sein, dass es andere Lösungen gibt. Vielleicht eine bessere. Und warum die dann nicht anwenden? Das bringt Sie doch weiter und Sie lernen etwas...


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