Die perfekte To-do-Liste

Den ganzen Tag gearbeitet, aber abends das schale Gefühl, wieder nichts geschafft zu haben? So verzetteln Sie sich nicht mehr - und werden wirklich produktiv.


Wer sich eingesteht, ein Problem zu haben, hat schon den ersten Schritt zur Lösung gemacht. Klingt jetzt vielleicht etwas lapidar, doch produktiv zu sein ist derzeit besonders herausfordernd, weil viele von uns von zu Hause aus arbeiten, mit weniger Struktur im Tag als sonst. Es ist einfacher denn je, den ganzen Tag beschäftigt zu sein und trotzdem keine Fortschritte bei wichtigen Aufgaben zu machen (und sich abends zu fragen: "Wo ist der Tag geblieben?").


Es gibt einige gängige Lösungsansätze - die aber alle nicht funktionieren:

  • Mehr Mühe geben. Wenn Sie von einem sich wiederholenden Muster frustriert sind, liegt das vielleicht nicht daran, dass Sie nicht gut genug sind oder sich nicht genug anstrengen. Mit mehr Anstrengung und Disziplin könnten Sie es schaffen.

  • Zu lange To-do-Listen. Zu viele Optionen können zu Aufschub und Prokrastination führen. Sheena Iyengar und Mark Lepper haben dazu umfangreiche Studien durchgeführt: Wenn Käufer mit zu vielen Optionen konfrontiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie überhaupt etwas kaufen.

  • Sich selbst schlecht machen. Auf Instagram haben alle ein perfektes Leben und bei LinkedIn hat jeder alles im Griff. Das ist aber nicht der Fall. Verschwenden Sie nicht Ihre Energie damit, sich mit anderen zu vergleichen.

Diese Ansätze haben bei mir nicht funktioniert und wahrscheinlich werden sie Ihnen auch nicht helfen. Aber eine Lösung hat bei mir jedes Mal funktioniert und das kann sie auch bei Ihnen. Folgendes ist zu tun:

  1. Fangen Sie mit der langen To-do-Liste an: Halten Sie sich nicht zurück - meine enthielt mehr als 50 Punkte.

  2. Nehmen Sie jetzt ein leeres Blatt Papier und schreiben Sie eine Aufgabe aus dieser langen Liste auf - nur eine -, die Sie unbedingt erledigen möchten. Wenn Sie etwas Großes auswählen (wie zu Beispiel: "Mein nächstes Buch schreiben"), brechen Sie es auf und suchen Sie sich eine Aufgabe heraus, die Sie als Nächstes erledigen ("Die erste Seite der Einleitung schreiben").

  3. Legen Sie Ihre lange Liste beiseite und holen Sie sie erst wieder heraus, wenn Sie Ihre eine Aufgabe erledigt haben.

Wenn Sie mit der einen Aufgabe fertig sind, streichen Sie sie durch, sehen sich Ihre lange Liste noch einmal an und suchen sich eine neue Aufgabe aus, die Sie auf Ihre "Eine-Aufgabe-Liste" setzen wollen.


Wenn ich das mache, benutze ich besonders gern Stift und Papier - es hilft mir, alle meine Aufgaben im Blick zu behalten. Aber Sie könnten Ihre eine Aufgabe auch auf ein Post-it schreiben und an Ihren Monitor kleben. Oder Sie benutzen eine App, um Ihre eine Aufgabe und Ihre lange Liste zu managen. Was immer für Sie am besten funktioniert.

Die lange Liste ist ein Überblick über alles, was Sie machen müssen. Es ist keine Arbeitsliste, sondern vielmehr eine Merkliste. Fügen Sie nach Belieben Aufgaben hinzu, und entfernen Sie, was Ihnen nicht mehr relevant erscheinen. Die Merkliste soll Sie davor bewahren, etwas Wichtiges zu vergessen. Mit dieser Liste werden Sie nie wirklich arbeiten.


Die "Ein-Aufgabe-Liste" spiegelt eine strategische und bewusste Entscheidung wider: Was werden Sie als Nächstes tun und worauf werden Sie sich weiterhin konzentrieren, bis es erledigt ist? Es mag sich albern anfühlen, nur eine Aufgabe aufzuschreiben, aber es ist der Schlüssel zum Erfolg. So wird die Aufgabe zu einer Verpflichtung, und Sie werden diese mit einer größeren Wahrscheinlichkeit einhalten.


Mit dieser Methode schrieb ich mehrere Artikel für die Harvard Business Review, entwarf ein einwöchiges Führungskräfteprogramm, stellte einen neuen Marketing-Mitarbeiter ein, überarbeitete einen Vorschlag für ein Buch, an dem ich gerade schreibe, verfasste einen Newsletter für meine E-Mail-Liste, bereitete eine Rede vor und erledigte eine Reihe von kundenbezogenen und administrativen Aufgaben. Alles in einer einzigen Woche.


Ich habe all diese Dinge geschafft, weil ich die einzelnen Aufgaben der Reihe nach einzeln auf meine kurze Liste gesetzt habe - und dann abgearbeitet habe.


Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Welche meiner etwa 50 Einträge sollte ich als Erstes für meine "Eine-Aufgabe-Liste" auswählen? Wenn Sie einen Moment nachdenken, werden Sie wissen, was das Wichtigste ist.


Nicht sicher, was das Wichtigste ist? Fragen Sie sich, was Ihnen am unangenehmsten ist!


Wenn Sie sich wirklich nicht sicher sind, sehen Sie sich Ihre Liste an und überlegen, was Sie am liebsten vermeiden wollen. Das sollten Sie wahrscheinlich dringend angehen - und schon haben Sie Ihre nächste Aufgabe.


Bei der Wahl der einen Aufgabe gilt: Es ist schwer, etwas falsch zu machen. Wenn Sie bewusst an einer Aufgabe arbeiten, werden Sie auch eher versuchen, die Aufgabe fertigzustellen. Selbst wenn Sie sich festgefahren haben, bleiben Sie dabei.


Wenn Sie schreiben, schreiben Sie weiter, auch wenn Ihnen das, was Sie produzieren, nicht gefällt. Bleiben Sie dran, auch wenn Sie den Druck von unbeantworteten E-Mails oder von anderen unerledigten Dingen spüren. Sie müssen sich durch den Dreck arbeiten, um ans Ziel zu gelangen.


Wenn Sie Ihre eine Aufgabe schleifen lassen und für etwas aufgeben, das im Moment einfacher erscheint, können Sie vielleicht noch mehr Punkte auf Ihrer langen To-do-Liste abhaken. Aber es wird Ihnen ein leeres Erfolgserlebnis vermitteln. Wählen Sie eine Aufgabe, verstecken Sie Ihre lange Liste, und machen Sie sich an die Arbeit.


Und wenn Sie dann jemand fragt, wie Ihr Tag war, wird Ihre Antwort lauten: "Toll! Die Präsentation/die E-Mail/ die Gespräche, die ich so lange aufgeschoben habe? Ich habe sie erledigt."



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